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仓库帐、物、卡不相符问题的剖析及解决
[2013年04月10日]  
【案例描述】项目组进驻虹铭调研时,圣博老师对仓库帐、物进行了抽查,一共抽查了5种物料,就有3种物料不相符,相关数据如下表:

【问题背景】圣博老师在仓库现场调研了解到,仓库物料摆放零乱,非常不整齐,有的物料随便用一张废纸做为标识卡,更多的是无物料卡。而且仓库区域混乱,仓管找物料完全凭记忆和经验,要经过长时间的寻找,才能找到物料,严重影响了正常工作开展。仓库由于今年(2010年)4月初才正式设定仓管员,仓库管理的各项制度不完善,仓库管理架构不明确,仓库的直接上级能力不足,仓管员的责任心不足。比如客户送来加工的纸张多,占用大量仓库空间,影响仓库的正常分区和摆放,影响物料的查找与正常发放,而仓管员视而不见。仓管员平时忙于收货发料,很多材料帐没有及时登记,后来凭记忆去补做帐,所以帐目漏记、错记现象十分普遍。 
【症结分析】仓库管理制度不健全,车间物料员领料经常不开单,随便拿。仓库钥匙除了仓管外,门卫也有,本来是为了方便仓管不在时生产部门可以领料不影响生产,但是却变成了车间物料员自己到仓库里面去拿,想拿多少就拿多少,也不用审批,自己开个单就是,用剩的物料自行放回仓库。仓管员工作责任心不强,贪图方便,对车间物料的领取没有认真进行控制,仓管员借口平时工作很忙,没有将收入的物料及时进行入帐,相关单据积压多日不进行帐务处理。仓库记帐方式也不正确,没有进、销、存帐务处理概念,仓管员平时只记收入帐,而发出物料由于平时根本没有去管控,《领料单》不全,故记帐也是凭记忆。每次盘点后出现帐物不符的情况多,仓管对此没有认真对待,没有及时找出不符的原因和对策,到月底盘点时仓管按实盘数倒推出发该月总发出数,将帐一次性调平,将所有的盘盈盘亏问题全部掩盖。在仓库帐务处理方面,财务对仓库数据根本没有进行监控,基本上没有发挥财务对仓库应有的监控职能,虽然也知道仓库数据混乱,但不知道如何去监控及协助仓库改善工作。 
【问题处理】从抽查的数据来看,帐物相符率仅为40%,表明仓库的管理已是非常混乱,因此圣博老师根据企业实际情况制定了仓库整顿方案,重新调整了仓库组织架构及各仓管的分工,按照物料种类将仓库划分为原材料仓、半成品仓、成品仓、包材仓、低值易耗品仓,明确每个仓管的职责后,又将仓库区域进行划分,开始了轰轰烈烈的仓库整理、盘点工作,经过整整两个月的整理,仓库的物料标识卡挂起了、台帐建立了,项目组趁热打铁推行了《仓库管理制度》、《进料作业流程》、《退料作业流程》、《领料作业流程》、《成品进仓作业流程》、《成品出仓作业流程》、《帐务处理制度》等流程、制度对仓库物料以及帐务处理进行了规范。在运行的过程中,圣博老师考虑到仓管员既要自己动手整理仓库,又要忙于收料、备料、发料、工作量非常大、经常加班到晚上10点多,因此项目组又成立了收料组,由收料组根据《采购订单》或《物料请购单》负责收料,在接到供应商的《送货单》后,收料组要根据《采购订单》或《物料请购单》对物料进行核对无误后,填制《报检通知单》交来料品管进行检验,检验合格后收料组将经检验后的物料同《检验报告》一起移交给对应的仓管员开具《材料进仓单》进仓、入帐,同时由责任仓管员将《材料进仓单》一联传至采购部转供应商作为对帐及付款依据,一联传至财务部作为同供应商对帐和核算成本的原始依据。这样就理顺了采购、仓库、供应商、财务之间的关系、同时也建立了三方制约的关系、保证了仓库帐、物、卡相符率稳步上升。这时项目组适时推出《盘点管理制度》,要求财务部会同稽核小组、物控员定期或不定期对仓库进行盘点,材料仓库帐物卡准确率甚至达到99.95%,在(2010年)10月份时虹铭请广州某会计师事务所对公司的财产进核查,仓库帐物卡准确率达到98%以上,最后一次性通过资产清查。 

收料组在收料时如有不合格物料或超出《采购单》或《物料请购单》的物料当即退回供应商,否则在《材料进仓单》中注明为“供应免费送货,不予计价”字样,这样就制止了供应商多送物料造库存积压的现象。仓库管理基础建立后,圣博老师推行了《领料作业流程》、《退料作业流程》,规定必须按单领料,按规定时间领料。明确必须凭经审批有效的《领料单》进行领料,同时又将生产车间的物料领用时间进行规定,明确了发料时间。但习惯是需要时间和事件的刺激才会改掉的,在6月时几次出现生产车间的物料员私自进仓拿物料,导致仓库帐物卡不准确以及物料丢失的现象,项目组老师同企业老板讨论后决定对仓库实行分仓围网封闭管理,同时将仓管员的办公位置从公司办公室移至自已所负责的仓库门口,起到了监督、保管物料的作用,同时与仓管员达成物料丢失要求仓管员赔偿的协议,对于每月盘点后的帐、物、卡相符率达到规定比率的给予奖励,低于规定比率的要对责任仓管员进行罚款,极大地调动了仓管员的积极性。到6月下旬,项目组针对仓库运作逐渐走上正规后,要求仓库开始建立电脑帐,以适应企业的发展,使资源共享,但考虑每个仓管配备一台电脑会增加管理费用,同时会增加仓管员的工作量,结果可能导致备料和做帐都不仔细认真,出现错误导致车间产生返工或报废。项目组经过计算成本后,决定在仓库设立统计员,负责把各仓当天收、发、存相关数据录入电脑,建立电脑帐,同时也负责单据的相关传递工作,使库存信息能及时共享,对相关部门工作开展起了很大的帮助作用。针对仓库的专业知识不足,项目组老师起草编制了《仓库管理知识培训系列教材》和《帐务处理知识培训系列教材》,为仓库管理正规化奠定了基础。
【总结与反思】★物料就是钱,物化了的钱,仓库就是放钱的口袋。钱放在家里不能增值,钱要通过使用或投资流动起来,才能产生价值。★责任心,是一种工作心态,也是一种工作作风,责任心主要取决于人员的素质及工作环境的熏陶。仓管员是仓库的管家,权力小但责任大。★每个仓管员在每日工作结束时,进行当天相关账物的自我确认和核查,确保账目的准确,找出不足、及时改进,做到“日清日结”,工作才能做“日清日高”。
 
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